Koroonakriis: milliseid muutusi tõi kaasa kaugtöö
Tartu Ülikooli vilistlane Julia Gerda Sokk uuris enda bakalaureusetöös organisatsiooni, kus mindi sarnaselt paljudele teistele ettevõtetele koroonaviiruse tõttu kaugtööle üle. Muutus toimus mõne päevaga, kusjuures uuritav organisatsioon oli varem sellist töömeetodit vaid osaliselt katsetanud. Organisatsiooni töötajatele anti bakalaureusetöö käigus võimalus võrrelda kontori- ja kaugtööd ning analüüsida, milline oli kaugtööle mineku tulemus.
Tavatingimustes saab kaugtööd alustada aegamisi ning eelnevalt analüüsida, millised töökohad organisatsioonis kaugtööd võimaldavad. Kuna aga COVID-19 tõttu pidi kaugtööle üleminek toimuma mõnel pool lausa loetud päevadega, olid paremas seisukorras ettevõtted, kus oldi kaugtööd varem töös rakendatud1 või kus osati võimaldada vajalikke vahendeid ülemineku lihtsustamiseks.
Bakalaureusetöös uuritud organisatsiooni töötajad tõid näiteks välja, et kaugtööle üleminekul oli abiks osalise paberivaba süsteemi varasem olemasolu ja IT-töötajate kiire tegutsemine, sest viimased tagasid töötajatele vajalikud juhised kodus töötamiseks.
Põhjaliku ettevalmistuseta kaugtöö alustamine võib organisatsioonis tekitada andmekaitse riske. Organisatsioonisiseste andmete kaitseks on tarvis kaugtööl rakendada küberturbevõtteid, näiteks kahe osapoole autentimine, turvasüsteemide värskendamine, andmete varundamine, viirusetõrje ja automaatne välja logimine2. Just andmekaitse riskid olid ka bakalaureusetöö intervjueeritavate hinnangul üks põhjuseid, miks nende organisatsioon ei olnud varem kaugtööd rakendanud.
Seda ei pea aga nägema paratamatu ohuna, sest andmeid õnnestub eri meetodeid kasutades kaitsta, küll aga peaks töötajaid teavitama andmekaitse põhimõtetest ja õpetama neid rakendama küberkaitse meetodeid.
Lisaks valmisolekule eriolukorras töökorraldus ümber suunata võib kaugtöö alustamisel olla ka mitmeid muid põhjuseid. Nooremad inimesed peavad töökoha juures oluliseks selle paindlikkust asukoha ja aja osas, mida kaugtöö saab neile pakkuda3, lisaks võivad töötajad kaugtööga seostada suurenenud töörahulolu ja vähenenud stressitaset4.
Mitmed bakalaureusetöö intervjueeritavad tõidki välja, et kaugtöö on tõestuseks organisatsiooni paindlikkusele ja annab töötajatele valikuvabadust, mis on kasulik eriti nooremate potentsiaalsete töötajate leidmisel.
Virtuaalsuhtlus ei asenda vahetut suhtlust
Kontorist kaugtööle ümber kolimine nõuab kahtlemata harjumist, näiteks ei ole töökaaslased enam käeulatuses olemas või ei saa suheldes näha nende näoilmeid ja reaktsioone. Tõesti, telefon ja muud elektroonikavahendid annavad küll võimaluse suhelda, aga neid kasutades ei teki „kohaloleku tunnet"5.
Bakalaureusetöös intervjueeritud töötajate sõnul saab sõnumite teel suheldes tihti konkreetseid vastuseid, mis nõuavad ise edasi järeldamist. Teisalt on konkreetsed vastused aidanud intervjueeritavate hinnangul teha tööd efektiivsemaks, sest piiravad lobisemist, sarnaselt on ka veebikoosolekud võrreldes kontorikoosolekutega süstemaatilisemad ja võimaldavad mitmel moel suhelda - kui osaleda koosolekul ja parasjagu seal mitte rääkida, saab aidata töökaaslasi, kes on koosoleku ajal mõne probleemiga kirjutanud.
Bakalaureusetööst selgus, et kaugtööl võib võrreldes kontoritööga olla keeruline märgata, kui töökaaslasel on raske päev või neil on abi vaja, sest kui uurida, kuidas neil läheb, ei kurdeta millegi üle. Peale selle toodi intervjuudes välja, et e-kirjadest võidakse valesti aru saada, sest ei ole kuulda inimese hääletooni ega näha tema näoilmet ning helistades ei saa alati kindel olla, et kaastöötajal sobib sel hetkel telefonis rääkida. Sellele on kinnitust leidnud ka varasem Eestis tehtud kaugtööalane uuring6, kus leiti, et kaugtöötamisel võib võrreldes kontoritööga langeda suhtluse operatiivsus, infot võidakse valesti mõista ja suhtlusest puudub emotsionaalne osa.
Kuna kontoris ollakse üksteisele lähedal, liigub intervjueeritavate sõnul seal informatsioon kiiremini ja töötajatele saab abiks olla, samas kui kaugtööl võib suhtlus olla erinevates gruppides, lisaks ei nähta kuidas teised töötajad tööd teevad, mis võib põhjustada stressi7. Organisatsioonisiseste suhete hoidmiseks võib kaugtöötajatega korraldada regulaarseid silmast silma kohtumisi. Kui see ei ole võimalik, võib teha videokõnesid, et töötajad saaksid üksteist näha ja mõista, et nad ei ole üksi.
Töötulemuste hindamine tuleb läbi mõelda
Kuna kontoris olles on kaastöötajad võimalik töötamas näha, võib lihtsam kindel olla, et tööd ikka tehakse, samas kui kaugtöö puhul kiputakse töötajaid lihtsalt usaldama. Seetõttu on soovitatud kaugtööl välja töötada mudel, mis aitaks hinnata töötulemusi8, ning bakalaureusetööga selgus, et kaugtöö tõttu ongi sagenenud uuritavas organisatsioonis erinevate mõõdikute kasutamine.
Näiteks ei registreeritud varem nii palju konkreetseid päringuid ja pakkumisi, nüüd aga tehakse seda igapäevaselt, varem kontrolliti kõnesid korra kuus, nüüd igal nädalal. Teisest küljest tõid mõned intervjueeritavad välja, et kui töö iseloomu tõttu on tegemata töö kohe näha, ei ole nad näinud vajadust kaugtööle üle minnes töö tulemusi põhjalikumalt kontrollida.
Kuigi kaugtööl võib muret valmistada töötulemuste hindamine, selgus bakalaureusetöös, et tegelikult kiputakse kaugtööl tegema ületööd - e-kirjadele vastatakse töövälisel ajal, lõunapause jäetakse vahele või süüakse lõunat tööarvuti taga, samal ajal tööd jätkates.
Töötajate sõnul töövälisel ajal e-kirjadele vastamist kontoris tavaliselt ei juhtunud, sest tööpäeva lõppedes lahkuti kontorist ja töö jäi sinna. Ületundide tegemine annab võimaluse teha rohkem tööd, aga samal ajal võivad hägustuda töö- ja eraelu piirid või tekib kurnatus. Selle vältimiseks peaks kaugtööl olles lõunapauside ajal tõesti keskenduma pausi tegemisele ja tööarvuti taga olema vaid töötundidel.
Kaugtöö võib kaasa tuua pingeid meeskonnas ning kaug- ja kontoritöötajate vahel ülesannete jagamine nõuab juhilt pingutust9. Kuna töötaja on töökorraldusest kaugemal ja ta ei suhtle nii palju teiste töökaaslastega, võib olla keerulisem tajuda kaugtöötaja tööülesande olulisust, mistõttu võidakse mõnel juhul kaugtöötajatele anda ülesandeid, mis on stabiilsemad, mahukamad ja nõuavad vähem eelnevalt koolitamist10. On loomulik, et osade ülesannete lahendamiseks sobib kaugtöötaja neid paremini tegema, kuid tasub tähelepanelik olla, et vaid keerulisemad ülesanded ei langeks ühe töötaja õlule.
Kui töötaja peab enda harjumuspärase kontoritöö viima koju, võib see olla suureks muudatuseks nii talle kui teistele tema ümber.
Koroonapandeemiat võib mingil määral vaadata kui kaugtöö laialdasemat katsetust ning see võis mõnele organisatsioonile anda lükke kaugtöö rakendamiseks ka edaspidi. Sarnase tulemuseni jõudis ka Belgia töötajatega läbi viidud uuring, kus selgus, et kaugtööd nähakse ka koroonaviiruse järgselt potentsiaalse töömeetodina, mis muutub ajaga veel levinumaks ja olulisemaksst11. Ka bakalaureusetöös intervjueeritud töötajad olid huvitatud kaugtöö osalises mahus jätkamisest pärast eriolukorra lõppu ning lisasid, et eriolukord näitas, kui hästi võib kaugtöö toimida organisatsioonis, kus seda oli varem harva proovitud.
Oluline osa igasuguse organisatsioonilise muutuse, seal hulgas uue töökorralduse kasutusele võtmisel on töötajatega arvestamine, mistõttu oleks soovitatav töötajatelt peale kaugtöö rakendamist uurida, kuidas uus töökorraldus neile sobib ja kas on esinenud probleeme.
Juhul, kui töötajad ei soovi arvamust otse välja öelda või tahavad selle üle esmalt põhjalikumalt mõelda, saab alati koostada anonüümse küsimustiku, et uurida, millised on töötajate hinnangul kaugtöö head või halvad küljed ja mida saaks teha paremini. Selline tagasiside annab ülevaate töötajate hinnangust töökorralduse muutusele ja aitab lahendada tekkinud probleeme.
Kasutatud kirjandus
1
Belzunegui-Eraso, A., Erro-Garcés, A. (2020). Teleworking in the Context of the COVID-19 Crisis. Sustainability, Volume 12(9), 10. DOI: https://doi.org/10.3390/su12093662.
2
Greenwald, J. (2020). Surge in Working From Home Raises Cyber Exposure Issues. Insurance Advocate, Volume 131(4), 9. https://www.businessinsurance.com/article/20200317/NEWS06/912333556/Surge-in-workingfrom-home-raises-cyber-exposure-issues.
3
Kwon, M., Jeon, S. H. (2017). Why Permit Telework? Exploring the Determinants of California City Governments' Decisions to Permit Telework. Public Personnel Management, Volume 46(3), 242. DOI: https://doi.org/10.1177/0091026017717240.
4
Gajendran, R. S., Harrison, D. A. (2007). The Good, the Bad, and the Unknown About Telecommuting: Meta Analysis of Psychological Mediators and Individual Consequences. Journal of Applied Psychology, Volume 92(6), 1535. DOI: 10.1037/0021- 9010.92.6.1524.
Fonner, K. L., Roloff, M. E. (2010). Why Teleworkers are More Satisfied with Their Jobs than are Office-Based Workers: When Less Contact is Beneficial. Journal of Applied Communication Research, Volume 38(4), 348, 354. DOI: 10.1080/00909882.2010.513998.
Vega, R. P., Anderson, A. J., Kaplan, S. A. (2015). A Within-Person Examination of the Effects. of Telework. Journal of Business & Psychology, Volume 30(2), 319-320. DOI: 10.1007/s10869-014-9359-4.
Kallaste, E., Jaakson, K. (2009). Kaugtöö Eesti organisatsioonides. CENTAR, Eesti Rakendusuuringute Keskus. 148-151.
5
Lengel, R. H., Daft, R. L. (1988). The Selection of Communication Media as an Executive Skill. The Academy of Management EXECUTIVE, Volume 11(3), 226. DOI: https://doi.org/10.5465/ame.1988.4277259.
6
Kallaste, E., Jaakson, K. (2009). Kaugtöö Eesti organisatsioonides. CENTAR, Eesti Rakendusuuringute Keskus. 151.
7
Shamir, B., Salomon, I. (1985). Work-at-Home and the Quality of Working Life. Academy of Management Review, Volume 10(3), 459-460. DOI: 10.2307/258127.
8
Kwon, M., Jeon, S. H. (2017). Why Permit Telework? Exploring the Determinants of California City Governments' Decisions to Permit Telework. Public Personnel Management, Volume 46(3), 257. DOI: https://doi.org/10.1177/0091026017717240.
9
Pérez-Pérez, M., Martínez‐Sánchez, A., Luis Carnicer, M. P. (2003). The organizational implications of human resources managers' perception of teleworking. Personnel Review, Volume 32(6), 737. DOI: 10.1108/00483480310498693.
Golden, T. (2007). Co-workers who telework and the impact on those in the office: Understanding the implications of virtual work for co-worker satisfaction and turnover intentions. Human Relations, Volume 60(11), 1657-1658. DOI: 10.1177/0018726707084303.
10
Shamir, B., Salomon, I. (1985). Work-at-Home and the Quality of Working Life. Academy of Management Review, Volume 10(3), 459-460. DOI: 10.2307/258127.
Kallaste, E., Jaakson, K. (2009). Kaugtöö Eesti organisatsioonides. CENTAR, Eesti Rakendusuuringute Keskus. 152.
11
Baert, S., Lippens, L., Moens, E., Sterkens, P., Weytjens, J. (2020a). The COVID-19 crisis and telework: A research survey on experiences, expectations and hopes. Global Labor Organization (GLO), 14. https://www.econstor.eu/handle/10419/216771.
Baert, S., Lippens, L., Moens, E., Sterkens, P., Weytjens, J. (2020b). How do we think the COVID19 crisis will affect our careers (if any remain)? Global Labor Organization (GLO), 13. https://www.econstor.eu/handle/10419/215884.
