Ajakirjast Sõdur: Kuidas toetuse väejuhatus oma varadel silma peal hoiab
Inventeerimise funktsiooni mõistmiseks on kasulik tutvuda hulga seaduste ja eeskirjadega nagu: riigivaraseadus, riigi raamatupidamise üldeeskiri, kaitseväe raamatupidamise sise-eeskiri, kaitseväe materjalimajanduse ja logistikaeeskiri ning kaitseväe kaitse- ja mittekaitsematerjali inventuuri läbiviimise juhend. Väga üldistatult saab öelda, et inventeerimist on vaja kontrollimaks, et maksumaksja rahaga käiakse otstarbekalt ringi. Teisisõnu: inventeerimine võimaldab jälgida, kas riigieelarveliste vahenditega konkreetse eesmärgiga soetatud varad on täpselt seal ja sellises olukorras nagu need peavad olema. Lisaks annab inventeerimine sõjalistele juhtidele täpse ülevaate ressurssidest, millega nad peavad lahinguväljal opereerima hakkama.
Kaitseväe inventeerimise alusdokumendid
Kaitseväe raamatupidamise sise-eeskirja (2011) järgi jagunevad kaitseväes kasutusel olevad materjalid kaheks: kaitse- ja mittekaitseotstarbelisteks materjalideks. Kaitseotstarbelisteks materjalideks loetakse ainult militaareesmärkidel kasutatavaid varasid nagu näiteks laskemoon, raketid, miinid, lõhkematerjalid, relvad, relvasüsteemid, relvade tarvikud ja varuosad, side- ja infotehnoloogiline varustus1, öövaatlusseadmed, binoklid, rivi- ja lahingumasinad, mere- ja õhusõidukid, vormiriietus, eririidevarustus2 jmt.
Eeskiri „Materjalimajandus kaitseväes” (2013) määratleb kaitseotstarbelised materjalid veidi teises sõnastuses: „Kaitsematerjali moodustavad klass II ja V varustus ja materjalid, spetsiaalselt kaitseväe tarbeks toodetud toidupakid või relvasüsteemide hooldamiseks toodetud õlid ning määrdeained.3 Kaitsematerjali hulka kuuluvad ka väljaõppe toetuseks toodetud seadmed, näiteks tõusvad märklauad, simulaatorid jms, varuosad ja meditsiinikomplektides sisalduv”.
Mittekaitseotstarbelisteks materjalideks loetakse aga varasid, mis „ei ole kasutatavad ainult militaareesmärkidel”. Veidi selgema definitsiooni annab eeskiri „Materjalimajandus kaitseväes”: „Mittekaitsematerjali moodustavad ained, materjalid ja kaubad, mida ei ole kataloogitud ja mis ei kajastu varustustabelites.4 Mittekaitsematerjali hulka kuuluvad kütused, toiduained, vesi, infrastruktuuri hulka kuuluvad objektid ja seadmed, mööbel, kontoritehnika ja -tarbed, hügieeni- ja muud personalitarbed, tõkke- ja ehitusmaterjalid, eeskirjad, juhendid, kaardid ja kataloogid”. Kuid tervikuna kuuluvad kaitseväelaste käsutuses olevad varad riigile.
Riigivaraseadus (RT I, 29.06.2013, 133) defineerib riigivara kui „riigile kuuluvat rahaliselt hinnatavate õiguste ja kohustuste kogumit”. Sama seadus määratleb ka riigivara valitseja mõiste: „Riigivara valitseja korraldab riigi nimel vara riigile omandamist, riigivara valdamist, kasutamist, käsutamist”. Riigivaraseaduse § 8 paneb aga jällegi paika riigivara valitsemise põhimõtted. Nii on riigivara valitseja kohustatud riigivara valitsema „eesmärgipäraselt, otstarbekalt, säästlikult ja heaperemehelikult”. Samuti peab hindama riigivara kasutamise „eesmärgipärasust ja otstarbekust” ning kõiki tehinguid riigivaraga tuleb teha „kooskõlas õigusaktidega ning läbipaistvalt ja kontrollitavalt”.
Riigi raamatupidamise üldeeskirja (RT I, 10.12.2013, 5) eesmärk on Eesti vabariigi kui avalik-õigusliku juriidilise isiku (so riigi) raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning valitsus- ja avaliku sektori aruandluse tagamine. Selle eeskirja 11. peatükk kirjeldab riigi varade ja kohustuste inventeerimise ja hindamise korda. Näiteks peatüki § 52 lg 5 kehtestab nõuded varude inventeerimisel, mis muuhulgas ütleb et: (1) varud tuleb paigutada nii, et neid oleks võimalik loendada; (2) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri; (3) allkirjastatud aktide puhul tehakse vajadusel raamatupidamise andmetesse korrektuurid jne.
Kaitseväe logistikaeeskirja (2010) järgi on kaitseväe logistikal kuus funktsiooni: (1) varustamine, (2) transport, (3) remont ja hooldus, (4) ehitus ja infrastruktuuriline toetus, (5) elutoetusteenused ja (6) meditsiiniline toetus. Logistikaeeskiri defineerib varustamise logistilise funktsioonina, „mille ülesandeks on kaitseväe tagamine materjalidega” ning see funktsioon kätkeb endas omakorda hulga tegevusi: varustuse planeerimine, hankimine, tootmine, ladustamine, laomajanduse infosüsteemide haldamine, varustuse jaotusplaanide koostamine, varustuse jaotamine ning mahakandmine ja hävitamine.
Seda, kuivõrd oluline on lahingvõime seisukohalt varustamise toimimine, võib välja lugeda ka õigusaktidest, mis määratlevad vastutuse varustusega ringikäimisel. Näiteks eeskirja „Materjali ladustamine” (2010) järgi kannab iga ülem vastutust temale alluvates struktuuriüksustes ladustatud materjali kasutuskõlblikkuse ja lahingvõime säilivuse eest. Ka kaitseväeteenistuse seaduse (RT I, 10.07.2012, 1) § 166 määratleb distsiplinaarsüüteona „asutusele varalise kahju süülist tekitamist või selle tekkimise ohu süülist loomist”.
Kuid varustamise funktsiooni ei saa edukalt täita, kui pole ülevaadet olemasolevatest materjalidest ehk siis materjaliarvestus. Selles võtmes sõnastabki eeskiri „Materjalimajandus kaitseväes” (2013) materjaliarvestuse eesmärgi: „Ülevaate omamine Kaitseväe logistilisest ja materiaalsest lahinguvalmidusest”. See ülevaade on eeldus sõjapidamisega seotud otsuste langetamisel kõikidel kaitseväe juhtimistasanditel.
Kõnealuse eeskirja järgi ongi üks materjaliarvestuse kontrolltoiming materjalide inventeerimine. Kaitseväes on inventeerimise põhimõtted ja korraldus fikseeritud „Kaitseväe kaitse- ja mittekaitsematerjali inventuuri läbiviimise juhendis” (2010). See dokument paneb paika, millal ja kuidas viiakse kaitseväes läbi inventuure, kuidas moodustatakse inventuurikomisjone ning kes sinna kuuluvad, millised on inventeerijate volitused, kuidas tuleb inventuuriks ette valmistuda, milline näeb välja inventuuriprotsess ja millised dokumendid peavad valmima inventuuri lõpuks.
Inventeerimine toetuse väejuhatuses
Toetuse väejuhatuse inventeerimise jaoskond loodi esmakordselt 2009. aastal omaaegse kaitseväe logistikakeskuse materjaliteenistuse koosseisu. Siis oli jaoskonnas kolm ametikohta. Väejuhatuse uue põhimääruse (2014) järgi kuulub aga inventeerimise jaoskond ühes väejuhatuse veebli, teabeohvitseri ning juriidilise jaoskonnaga väejuhatuse juhtkonna koosseisu.
Inventeerimise jaoskonna põhiülesannete hulka kuuluvad: (1) väejuhatuse vara inventeerimine; (2) inventeerimisprotseduuride tutvustamine väejuhatuse inventuurikomisjonidele; (3) väejuhatuse inventuuride tulemuste analüüsimine ja edastamine nii väeliigi juhtkonnale kui ka kaitseväe inventuuri peakomisjonile; (4) kaitseväe valduses oleva riigivara (ainult vallasvara) võõrandamise ja kasutusse andmise koordineerimine; (5) kaitseväe valduses oleva riigivara (ainult kaitsematerjal) ja väejuhatuse valduses oleva riigivara (v.a kinnisvara) kõlbmatuks tunnistamise, mahakandmise ja hävitamise koordineerimine ja kontrollimine. Praegu on inventeerimise jaoskonnas neli ametkohta.
Inventeerijate töötulemus väljendubki selles, et struktuuriüksuste ülemad saavad olla kindlad, et neile usaldatud vara on täpselt seal, kus see olema peab. Kõik on korras, kui andmebaasides olev informatsioon kirjeldab täpselt seda, millised materjalid on ka tegelikult konkreetsetes ladudes. Samuti saavad struktuuriüksuste ülemad inventeerijatelt tagasisidet selle kohta, kas selle varaga käiakse ringi heaperemehelikult.
Lihtsustatult on inventeerimisprotsess kolmeosaline. Esiteks võetakse andmebaasidest informatsioon selle kohta, mis, kui suurtes kogustes ja kus paikneb. Siis minnakse just sinna ruumi või lattu, kus varustus peaks andmebaasi kirjete järgi olema, ja loetakse varustus üle. Seejärel võrreldakse lugemistulemusi andmebaasi informatsiooniga. Lõpuks tehakse järeldused, kas andmebaasi informatsioon kirjeldab tegelikku olukorda. Kui ei, siis hakatakse uurima, mis on puuduste või ülejääkide põhjuseks. Näiteks varad ei pruugigi olla kadunud, vaid saatelehe kirjeid ei ole andmebaasi korrektselt sisestatud. Arvestades sellega, et kaitsevägi tegutseb välisoperatsioonidel maailma erinevates paikades, võib tulla ette ka situatsioone, kus varad on üle antud teisele struktuuriüksusele, aga need lihtsalt ei ole veel füüsiliselt tuhandete kilomeetrite tagant teise lattu jõudnud.
Inventeerimine käib pidevalt
Kaitseotstarbelist vara inventeeritakse toetuse väejuhatuses aasta läbi. Juba detsembrikuus pannakse paika järgmise aasta inventeerimisplaan. Selleks moodustatakse umbes 40 inventuurikomisjoni, milles igaühes on vähemalt kolm liiget ehk siis kokku umbes sadakond inimest. Võrdluseks: toetuse väejuhatuse kaitseotstarbelise vara inventeerimisest võtab osa pea sama suurusjärk inimesi, kui on pool mereväe või kolmandik õhuväe isikkoosseisust. Siinkohal ka näide suurusjärkudest: 2013. aastal loeti toetuse väejuhatuses üle 10 586 365 040 ühikut kaitseotstarbelist vara.
Mittekaitseotstarbelist vara inventeeritakse toetuse väejuhatuses üks kord aastas, perioodil november–detsember. Ka selleks moodustakse eraldi enam kui 30 inventuurikomisjoni, igaühes jällegi vähemalt kolm liiget. Nii kaitseotstarbelise kui ka mittekaitseotstarbelise vara inventeerimiskomisjonide tegevust juhib ja koordineerib väejuhatuse aastainventuuri peakomisjon, mille esimees on inventeerimisejaoskonna juhataja. Inventeerimisse kaasatakse lisaks inventeerijatele ka kümned teenistujad, kes on vara eest vastutavad. Nemad peavad näitama, kus mingi vara asub ning olema valmis vastama komisjonide küsimustele. Töömahust räägib näiteks ka tõsiasi, et 2012. aastal läbisid inventuurikomisjonide liikmed väejuhatuse üle Eesti paikneva kaitse- ja mittekaitseotstarbelise vara ülelugemise käigus 23 693 kilomeetrit.
Praegu on üks märkimisväärsem proovikivi küsimus, kuidas võimalikult palju pikaajaliselt ladustatud varustust kodeerida ja märgistada ribakoodidega. Põhimõtteliselt peaks olema enamik kaitseväe varustusest samamoodi andmebaaside kaudu jälgitav, nagu see on tavalistes supermarketites: andmebaas näitab iga kaubaartikli lõikes, milline on kaubandusketi logistikakeskuse laoseis, milline on üksikute kaupluste laoseis ja mis on igas kaupluses müügisaalis letil ning mis on klientidele müüdud. Kaitseväe komistuskoht on mitme erineva andmebaasi olemasolu.5
Need ei luba kasutada ühesuguseid koode – mõnel andmebaasil ei ole näiteks piisava suurusega infoväljasid. Samavõrd palju probleeme tekitab puudulik kodeerimine, mille käigus ei osata täpselt kirjeldada, milline kaubaartikkel peitub konkreetse koodi taga. Kui kastile on kirjutatud lihtsalt „kindad”, siis sellest on vähe tuvastamaks, kas tegu on mustast nahast tavavormi, valgete piduliku tavavormi, töömehe, sõjaväepolitsei eriotstarbeliste, talvise välivormi vm kinnastega. Miks selline olukord on kujunenud? Tõenäoliselt tuleb põhjusi otsida eelkõige inimfaktorist: pidev ülemate vahetumine seab kahtluse alla uuenduste juhtimise järjepidevuse, lisaks kaadrivoolavus ja -puudus ning vajakajäämised väljaõppes.
Nagu mainitud, kaasatakse inventeerimisse pidevalt sadu inimesi. Näiteks 2013. aastal kulus väejuhatuse materjaliteenistuse 88 teenistujal toetuse väejuhatuse kaitseotstarbelise varu ülelugemiseks kokku 3097 töötundi. Samas ei ole inventuurikomisjonide liikmed vabastatud oma põhitöö ülesannetest ning neile ei maksta inventeerimise eest lisatasu. Seega ei ole need teenistujad kohustatud tegema ületunde.
Järelikult toimub inventeerimine kas teenistujate põhitöö arvelt või tuuakse kriitiliste tööülesannete nimel ohvriks osalemine inventeerimiskomisjonis. See aga venitab inventuuride kestvust, mis omakorda võib tähendada, et üksustele ei väljastata inventeeritavatest ladudest kaupa ning kaubaväljastamine toimub teistest ladudest või viibib, mis omakorda võib kahjustada väljaõppe kvaliteeti. Väejuhatuses on arutatud ja tehtud ettepanekuid olukorra parandamiseks. Üks võimalus on luua inventeerimise jaoskonda täiendavad ametikohad ning värvata ligi paarkümmend teenistujat, kelle ainus ülesanne ongi inventuurikomisjonides töötamine. Teine võimalus on teha konkreetsed ettepanekud seadusandluse muutmiseks, mis looks kaitseväele erisuse ja paneks kohustuse inventuure läbi viia näiteks üle aasta.
Samas saab inventeerimise arengu aspektist rääkida ka edusammudest. Üks oluline otsus tehti seoses riigikaitse arengukava ellurakendamisega ja struktuurimuudatustega 1. augustil 2014. Varem oli inventeerimise jaoskond materjaliteenistuse koosseisus ja teenistusalaselt aruandekohuslane lisaks materjaliteenistuse ülemale ka keskuse ülema ees. Selline alluvussuhe tekitas komplitseeritud situatsiooni, kus teenistusülesannetest tulenevalt oli inventeerimise jaoskonna juhataja sunnitud keskuse ülemale tegema ettekandeid oma vahetu ülema (so materjaliteenistuse ülema) kohta. Teisisõnu: jaoskonna juhatajat võis olla vahetust ülemast mõjutatud. Nüüd on inventeerimise jaoskond toetuse väejuhatuse ülema vahetus alluvuses ning saab oma ettekandeid teha ükskõik millise väejuhatuse struktuuriüksuse kohta sõltumatult.
Teine oluline inventeerimist hõlbustav edasiminek on toimunud ühes laomajanduse parandamisega. Eeskirjad nagu „Materjalimajandus kaitseväes” ja „Materjali ladustamine” on pannud paika laomajanduse põhimõtted ning ühtlustanud selle, kuidas kõikides ladudes peab toimuma varustuse markeerimine, pakendamine ja ladustamine.
Inventeerimise tulevik
Tulevikus peab inventeerimine muutuma kindlasti senisest veelgi automatiseeritumaks. Praegu täidetakse inventeerimisel varade lugemislehed käsitsi. Need viiakse raamatupidajate juurde, kes omakorda kannavad lugemislehtedelt saadud tulemused käsitsi andmebaasi. Alles seejärel on võimalik võrrelda andmebaasi ja inventuuri andmeid. Tänapäevane inventuur näeks välja aga sellisena, et inventeerija läheb lattu, paneb andmelugeja riiulil ja varal olevale ribakoodile, sisestab loetud koguse ning loetud andmete võrdlus andmebaasides oleva informatsiooniga on nupuvajutuse kaugusel.
Olulisest arengusammust saame rääkida ka siis, kui asukohapõhisele inventeerimisele lisandub varaliigipõhine inventeerimine. Kui praegu inventeeritakse mingit konkreetset ladu sõltumata sellest, mida seal hoitakse, siis tuleviks võiks näiteks inventeerida üheaegselt kõiki relvasüsteeme. See välistaks praegu tehtava topelttöö, kus ühes laos loetakse relvasüsteemid üle ning kui vahepeal neid süsteeme viiakse ühest laost teise, siis need loetakse seal laos veel korra üle. Samas, kui seda relvasüsteemi väljaspool inventuure kahe lao vahel liigutatakse, võib see jääda jällegi inventuuride käigus tuvastamata. Vara liigipõhine inventeerimine on ka praegu võimalik, kuid selle rakendamine nõuab väga head planeerimist ja halvaks mõneks ajaks kogu kaitseväe tegevuse.
Lõpetuseks tahaks kõigile kaitseväe teenistujatele veel kord meelde tuletada tõe, mida aeg-ajalt kiputakse unustama: sellest hetkest, kui olete andnud allkirja vara vastuvõtmise kohta, olete ka kinnitanud, et kogu see vara oli üleandmise hetkel olemas. Kui pärast allkirja andmist selgub, et midagi on puudu, siis vastutab puudujäägi eest juba allkirjastaja. Kõigil teenistujatel on õigus ja kohustus veenduda, et üleandmislehtedel kirjas olevad andmed vastavad tegelikkusele. Seega: kui kahtlete, kas kogu vara on olemas, lugege see üle või kutsuge inventeerijad!
Artikkel ei oleks sündinud ilma toetuse väejuhatuse inventeerimise jaoskonna juhataja Omar Jaeskita. Autor tänab teda.
Märkused
- 1 Välja arvatud arvutid, printerid, telefonid jmt n-ö tavapoest ostetav kraam.
- 2 So rakmed, kiivrid, killu- ja kuulivestid jmt.
- 3 Operatiivvajaduste prognoosimise ja tagamise huvides on kaitseväes jagatud varustus erinevateks klassideks. Klass II alla kuuluvad üksuse varustus (relvasüsteemid, relvad, radarid, soomukid, sõidukid, sidevahendid, optika, telgid, mobiilsed töökojad, generaatorid, tööriistad jne), individuaalvarustus (vormid, rakmed, kiivrid, saapad, pesu, kaitseprillid, kompassid jne), varuosad. Klass V alla kuuluvad aga väiksekaliibriline laskemoon (alla 80 mm), suurekaliibriline laskemoon (üle 80 mm) ning lõhkeaine ja miinid.
- 4 Kataloogimise käigus antakse igale esemele spetsiifiline numbriline kood.
- 5 Ajalooline põhjus seisneb selles, et sõjaväelogistika tsentraliseerimist alustati alles 2002. aastal toetuse väejuhatuse eelkäija – kaitseväe logistikakeskuse – loomisega. Varem ehitas iga väeosa ja väeliik oma laomajanduse ja -arvestuse üles iseseisvalt ning oma parima äranägemise järgi.
