Uuring: digiallkirja laialdane kasutamine toob rahalise kasu
Digiallkirja tasuvuse ning võimaliku rahalise kasu väljaselgitamiseks viis Sertifitseerimiskeskus koostöös MoZg Agentuuriga läbi uuringu era- ja avaliku sektori organisatsioonide põhjal digiallkirja kulueeliste kohta dokumentide omakäelise allkirjastamise ees.
Alates 2002. aastast on ID-kaardi kasutajatel olnud võimalik kasutada digitaalallkirjastamise lahendusi ning optimeerida allkirjastamisprotsessile tehtavaid kulutusi. Avaliku sektori ettevõttena uuringus osalenud Tartu Ülikool kasutab digiallkirja väga erinevate asjajamise protsesside puhul, sh üliõpilastega seotud toimingute põhiselt.
2011. aastal oli Tartu Ülikoolis 18 400 üliõpilast, kes allkirjastasid näiteks õppeteenustasude lepinguid, erinevaid avaldusi või esildisi jms. Üliõpilastega tegelevad üheksa teaduskonda, neli kolledžit ja õppeosakod ning kuigi teenindamise protsess võib struktuuriüksustes erineda, kasutab Tartu Ülikool dokumentide omakäeliseks allkirjastamiseks enamasti kolme varianti:
•ülikooli spetsialistid saadavad lepingu üliõpilasele postiga, üliõpilane allkirjastab ja saadab tagasi
•leping saadetakse tudengile e-postiga, tudeng prindib selle välja, allkirjastab ja saadab tagasi
•üliõpilane tuleb spetsialisti juurde allkirjastama.
Samas tõuseb digiallkirja kasutamine iga aastaga jõudsalt ning seega võimaldaks igakuiselt ja –aastaselt allkirjastamisele tehtavaid kulusid vähendada.
Digiallkirja tasuvusuuringu kohaselt hoiaks ülikool igakuiselt üliõpilastega seotud dokumentide allkirjastamisel omakäelise allkirjastamise asemel digiallkirjastamist kasutades kokku üle 11 500 euro.
Kuidas?
Omakäeliseks allkirjastamiseks kulub ajaliselt ühe dokumendi kohta, mis on enamasti kahel leheküljel ja kahes eksemplaris, ligikaudu 15 minutit. Ühes kuus allkirjastatakse omakäeliselt 7120 dokumenti ja 10% neist saadetakse postiga.
Digiallkirjastades on võimalik seega igakuiselt kokku hoida üle 9700 euro tööjõu kuludelt, lisaks üle 2100 euro dokumentide printimise pealt ja üle 390 euro postikuludelt.
Kasutades üliõpilastega seonduvate dokumentide allkirjastamiseks digiallkirja, on ülikoolil võimalik aastas kulusid optimeerida üle 138 000 euro ulatuses.
Digiallkirja tasuvuskalkulaator on abivahend asutustele ja ettevõtetele, kes sõlmivad oma klientide, partnerite ja tarnijatega kirjalikke lepinguid või vahetavad muid ametlikke dokumente.
